【仕事が遅い人】仕事を早くするコツで、仕事効率向上

最近ブログやNOTEやSNS 整形外科での仕事、ゴルフスクールでのパーソナル コンディショニング などなどいろいろなことをしていると、パンクしそうになったりしており、ふと仕事についての本を読んだり、聞いたりして参考にしています。

今回はこの本

についてためになった事をピックアップしてアウトプットしていきたいなと思います。
仕事について、速い人はどのような思考で仕事しているのかためになったので参考にしてみてはいかがでしょうか?

今回の記事は

・仕事一年目の人
・転職したて
・仕事の効率を上げたい
・仕事の時間を作りたい
・仕事を早く仕上げる方法、コツを知りたい

人にお勧めの記事になりますのでご参考になれば幸いです。

目次

始めに

皆さん 仕事が早い人と遅い人との絶対的な違いはどこにあるかと思いますか ?

それは仕事のスキルでしょうか?
頭の回転の速さでしょうか?

全然違うんです。

この本では、仕事が早い人と遅い人の絶対的な違いは 注力すべき仕事を見極め その仕事を最速で片付ける能力

そして、そうではない仕事はうまく人に任せる能力

膨大な仕事の中から 優先順位の高い 力の入れどころを見つけ出し 最速で片付けていく 能力
一方で 自分以外に 任せられる仕事はどんどん 任せていくという能力 これこそが仕事の速さを決定するといわれています。

今回の記事はこの本を読んで大切だなっと思うところをピックアップしています

こんな感じでまとめていきますので参考にしてみてください。

〇仕事が早い人の原則を3つ 
〇作業効率が上がる方法やコツを2つ
〇自分時間が増える方法、すぐ仕事をやる人の習慣の2つ

合計7つをピックアップしてアウトプットします。

では早速行きましょう。

仕事が早い人の原則を3つ 

1つ目の原則:5秒で動く

仕事が早い人は、やらなきゃいけないことが頭に浮かんだ瞬間に、5秒以内に動き出します

なぜなら、人は5秒後にはやらない、言い訳を考え始めるからです。人間の脳は、何かをやる必要があると思った時に5秒以上考えてしまうと、やらなくてもいい理由を考え始めてしまいます。

朝起きようかなと思っても、布団の中で「あー今日仕事に行くの嫌だな」と思った瞬間に起きれなくなります。

また、家で仕事をする時も、「明日はあの件について上司に許可を取らなきゃいけないな、めんどくさいなあ」と考えた瞬間に仕事が手につかなくなります。

私たちのノーというのは、

5秒以上考えてしまうとやらない、言い訳をごちゃごちゃと作り出してしまいます。

そんな時に役立つのが、5秒で動くという5秒ルールです。

皆さんも心当たりがあるかと思いますが、答えは簡単です。3、2、1、ゴー!心の中でカウントダウンするだけで、仕事を始めることができます。

強制的に始めてしまうことによって、仕事のスピードがガラリと変わります。作業興奮というものがあります。作業興奮とは、作業をやることで脳が興奮し、その作業をやり続けたくなるという作用のことです。

この作業興奮をうまく使えば、効率よく仕事できると著者は述べております。

私も、ブログを書く際は、考えずまずは動かすっというのを実践しています。そうすればおのずと作業がはかどったり築けば1時間立っていたりします。

あなたも5秒悩む前に、まずは行動してみてはいかがでしょうか?

この行動が次の原則につながってきます。

2つ目の原則:動きながら考える

多くの人は何か新しいことを始めたり、難易度の高いことにチャレンジしなければならない時、準備をします。しかし、多くの人は何かを始める時や難しいことをする時に慎重になりすぎて、準備ばかりしてしまって時間を無駄にしてしまうことがあります。

仕事が遅い人というのは、準備ばかりして実際の行動を全然始めないのです。

これがいけません。なぜならば、本当の問題点というのは、実際にやってみないとわからないからです。真の問題点は動かないと見えてこないのです。

当たり前なんですが、実際にやってみないとわからないことというのは非常に多いです。始める前から全てが予測できている人なんていません。

実際にやってみて、「あ、ここが問題だったんだ」と初めて気づけることが多いのです。逆に、始める前は「あーだこうだ」と心配していたけれど、やってみたら「なんだ、これは全然心配しなくてもいいやん。」っていう事が多くあります。

行動することが不安でなかなか動けないという人がいますが、本当の課題や問題点を見つけるためにも、まずは動くということが大切なのです。

そして、動きながら試すことが重要なのです。考えなしに行き当たりばったりで行動するのではなく、仮説を立ててそれを検証しながら動くことで、効率的な仕事ができるようになります。

情報収集が先ではありません。仮説があって行動してみて初めて情報収集の必要が生まれるのです。
まあ要するに動きながら考えて情報収集したほうが効率いいよってことを著者は述べていました。


3つ目は私もなかなかうまく使えなくて少し億劫になっている事です。

人を使うという事です。

3つ目の原則:他人の時間を上手に使う

自分の時間は買えませんが、他人の時間というのは買えるということです。

どうゆう事?ってなりますね。

仕事を早く進めようにも、自分でできることには限界があります。

そこで、仕事が早い人がやっているのが、
「自分がやるべきことではないとわかったらどんどん人に任せていく」ということです。

いわゆる外注するってことですね。
苦手なものを克服するには時間がかかってしまい、プライベートも削ってしまいます。

だから苦手なものはの分野に長けている人物にお任せするほうが効率がいいという事です。

全ての人間にとって1日は等しく24時間ですが、どんなお金持ちであっても時間をお金で買うことはできません。

しかし、それは自分の時間の話なのです。他人の時間であれば、正当な成果と報酬を示し、代わりにやってもらうという選択肢が生まれるわけです。これが任せることの本質です。

著者は、この仕事は誰かに頼めないだろうかと常に考え、これは頼めると判断したものは人に任せるようになり、それからは仕事が劇的に早くなったそうです。

生産性が高いと言われているイギリスでも、事務系の職場の上司は、本来なら部下でもできる仕事の41%を自分で抱え込んでしまっているそうです。

先進国の中で最も生産性の低い私たち日本の上司なら、41%どころかもっと多くの部下でもできる仕事を自分でやってしまっているはずです。私もその一人です。情けない・・・

なので!!!!

大切なのは、任せた相手にも正当な報酬と成果があること。

つまりwin-winの関係が成立していることです。任せた相手にもプラスを生み出すwin-winの行動なのです。仕事が遅い時間が足りないと嘆いている方は、仕事に取り掛かる前に、「これ誰かに任せられないかな」と考えるようにしてみてください。

任せるコツを抑えていけば、仕事は無限に早くなります。

作業効率が上がる方法やコツを3つ

仕事で成果を出すためには、作業効率を上げることが大切です。しかし、効率を上げるためには時間管理が重要です。そこで、次に作業効率を劇的に上げるためのテクニックについて、以下の3つを紹介します。

1.重要な仕事は朝一でやらない

仕事を効率的に進めるためには、朝一に重要な仕事をやることが推奨されることが多いです。

しかし、

朝一は仕事に入るための切り替えの時間が必要であり、すぐに重要な仕事に取り掛かることは難しい場合があります。

そのため、朝一は簡単なウォーミングアップから始め、仕事モードに切り替えましょう。また、優先順位の高い仕事に取り掛からないことも注意点です。

例えば、重要な会議の資料作りなども朝にやるとアイデアが浮かぶといわれています。しかし、脳はまだ完全に起きていないと著者は言っています。

だから・・・

まずは簡単な記録をする。 

起床時間、体温、これからやるタスクの整理など簡単な作業からはじめて、徐々に優先順位、重要な仕事に取り掛かるべきだといっています。

優先順位の高い仕事、重要な仕事は難易度が高く、仕事のリズムを崩しやすいため、最初は簡単なタスクから始め、徐々に集中力を高めていくことが大切です。

簡単なことをする 少しの時間があるかどうかで生産性はガラリと変わります 仕事 スイッチをオンにして最初のアクセルはゆっくりと踏み込む!!

2. 全ての仕事は15分で区切る

仕事を集中して続けるために、ポモドーロテクニックが有名です。

このテクニックでは、

25分間の仕事に5分間の休憩を設けることで、集中力を高めることができます。

しかし、日本では25分間の集中は難しい場合があります。
そこで、著者のしているポモドーロテクニックを紹介します。

著者は14分間の仕事に1分間の休憩を設けることで、集中力を高めることができるといっています。

15分間そのタスクに対して全力で取り組む。14分経ったら休憩するというスタンスを繰り返してくという事です。30代ぐらいの世代の人は小学校と時よくやりませんでしたか?

100マス計算

縦横10マスがあって、縦と横の数を足したりかけたり計算をして制限時間を設けて、一気に計算をするものであったり。

小テストなども制限時間5分や10分などを決めてどれだけ解答できるかなどをしたはずです。

その時の集中力はかなりのもだったと思いますし、人よりも点数を取ろうと必死になっていたはずです。
制限時間を設けることは、人間の集中力をUP 作業効率を上げる手段になります。

15分以内に終わらせる強い意志があれば、集中力が増し、数分の時間が余った場合は細かいタスクに充てましょう。

3. 自分の予定を最優先する

自分との約束をスケジュールに入れ、優先順位を上げましょう。仕事が早い人のプライベートが充実している理由は、自分との約束を最優先し、スケジュールにあらかじめ入れてしまっていることです。

周りに宣言することで、約束の起源までに仕事を終えるように集中することができます。ただし、上司の誘いや飲み会などに流されがちになる場合もあるため、

自分の予定を優先するためには、周りに宣言することが大切です。

これも例えば周りに 毎週水曜日に【英会話教室を19:00】から習っているとかを周りに宣言しておけば
水曜日に仕事や誘いなどはなくなります。相手もあいつたしか習い事してたよな~っと
察するようになります。

上司の誘いも英会話通うっているのですみませんと断りやすくなります。
そうやって、自分で宣言することで自分の時間を確保することが可能になってきます。

良く誘われるあなたがもしプライベートを充実させたいなら、周りに宣言をしておくと効果的です。

以上のように、作業効率を上げるためには時間管理が重要です。仕事をスムーズに進めるために、ぜひこの3つのテクニックを取り入れてみてください。

最後に自分の時間が増える方法や仕事をすぐやる習慣について2つを紹介します。
これも本を読んでよかったなあ~と感じたので紹介します。

自分時間が増える方法、すぐ仕事をやる人の習慣の2つ

仕事が早い人たちは、ただ単に仕事を早くこなすだけでなく、高品質な成果物を生み出すことができます。その理由は、彼らが効果的に時間を活用する習慣を身に付けているからです。この記事では、仕事のスピードと質を支える習慣について解説し、その中でも隙間時間を活用することや、仕事の早い人たちと関わることが効果的であることを紹介します。

隙間時間を活用する

例えば、15分程度の隙間時間がある場合、仕事が早い人たちはカフェに入って集中します。

この習慣によって、締め切り効果が発揮され、集中力や生産性が高まるという効果があります。

あなたも宿題の提出が明日に迫ってきた時 嫌だなあと これまで 先延ばしにしていたにもかかわらずものすごい集中力が湧いてきたという経験はありませんか ?

あるいは あと1時間で仕事を終わらせなくてはいけないんだ なぜならば 1時間後に彼女と会う約束をしているからだと思うと集中力が高まって生産性が 爆上がりしたという経験はありませんか?

これらは 締め切りがあることによって 火事場の馬鹿力的な追い込みの力が出てきたことによって得られるものです。

私たちは

締め切りがあると一生懸命 締め切りまでに間に合わせようとして集中力や生産性が高まります。

ですから15分しか時間がないという状況でカフェに入ればいつもより早く集中状態に入れるということです。

たとえ15分であったとしても 隙間時間を活かすのは仕事が早い人なら全員が実行している習慣です お金を払っててもカフェに入って仕事をするのは時間が何より貴重なものだと認識しているからです。

大阪人でいうと【欠かっちんの必死のパッチで15分追い込むわ~】ですね。


時間をうまく使う人はたとえ短時間で有効に集中力を高めるすべを知っています。

仕事の早い人たちと関わる

次の習慣は仕事の早い人とかかわるってことです。

仕事が早い人たちは、仕事の早い人たちと関わることで自分のレベルを上げることができます。逆に、仕事の遅い人たちと一緒に行動することは、自分の仕事を遅くする原因になります。

最速で仕事を終わらせるためには、仕事の早い人たちの仲間になることが重要です。周りの人間の影響を受けることが多いため、レベルの高い人たちと関わることで自分のレベルを上げることができます。

普通ではない高いレベルのことを平気でやってしまうような人たちと一緒にいれば、その高いことが当たり前に変わるのです。スポーツで長年超えられなかった記録の壁を誰かが破った途端に、その壁を破る人が次々と現れることもあるように、周りの人間の影響は大きいと言えます。

以上のように、仕事が早い人たちは、時間を活用する習慣を身に付け、仕事の早い人たちと関わることで自分のレベルを上げ、高品質な成果物を生み出すことができます。隙間時間を活用することや、仕事の早い人たちと関わることは、誰にでも実行可能な習慣です。是非、自分自身の仕事に取り入れてみてください。

最後にまとめ

この記事では、仕事の生産性を上げるためのテクニックについて紹介しました。まずは、仕事を任せることが大切であることを理解することが重要です。また、作業効率を上げるためには、時間管理が重要であることが分かりました。具体的には、朝一に重要な仕事をやらない、全ての仕事を15分で区切る、自分の予定を最優先する、という3つのテクニックを紹介しました。さらに、隙間時間を活用することや、仕事の早い人たちと関わることが、仕事の生産性を上げるために役立つことが分かりました。これらのテクニックを実践することで、仕事を効率的に進めることができます。

今回の記事であなたの日常が少しでも豊かになるように。
あなたに有益な記事を今後も書いていけるように頑張ります。

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